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CONSEIL DES GOUVERNEURS

PRATIQUES D’EXCELLENCE EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE

 Dans ce document, « Conseil » réfère au Conseil des gouverneurs de la Commission du droit de l’Ontario.

 PRÉAMBULE

Bien que les concepts et les principes de bonne gouvernance aient initialement été appliqués aux sociétés, visant alors les obligations envers les actionnaires (par ex.), ils sont également appliqués avec succès aux conseils d’organismes sans but lucratif et à ceux d’établissements d’intérêt public. « Gouvernance » réfère aux activités, aux procédures et aux politiques qui sont imposées à l’établissement ou qui le guident dans la réalisation de ses objectifs ou de son mandat, ainsi qu’aux relations entre les différents acteurs de l’établissement. On reconnaît maintenant largement que la « bonne gouvernance » d’un conseil d’administration comprend une évaluation de la manière dont le conseil s’acquitte de ses fonctions.

Le Conseil des gouverneurs de la Commission du droit de l’Ontario a identifié un certain nombre de valeurs directement liées aux principes de bonne gouvernance qui font partie intégrante des activités de la CDO, dont l’intégrité, l’excellence, la transparence, l’efficience et l’obligation de rendre compte. Il semble donc approprié que le Conseil des gouverneurs de la CDO établisse ses propres pratiques d’excellence en gouvernance interne. L’Accord de fondation de la CDO traite déjà de certaines de ces questions. Il existe cependant d’autres domaines que l’Accord n’aborde pas et que le Conseil considère comme importants.

La première partie de ce document énonce les pratiques d’excellence en matière de gouvernance applicables au Conseil des gouverneurs, la seconde fait état des exigences en matière de gouvernance, et l’annexe comporte un sondage visant à évaluer le rendement du Conseil.

  1. PRATIQUES D’EXCELLENCE EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE
  1. Les membres du Conseil sont choisis en fonction des compétences et de l’expertise qu’ils apportent au Conseil.
  2. La composition du Conseil reflète la diversité régionale et culturelle de l’Ontario, ainsi que le caractère bilingue de son système de justice.
  3. Les membres traitent leur participation au Conseil avec sérieux, ce qui se reflète dans leur présence et dans leur participation aux réunions, ainsi que dans leur préparation et dans leur volonté d’assumer des responsabilités raisonnables en sus de celles exigées pour les réunions.
  4. Des exigences minimales de présence aux réunions s’appliquent aux membres.
  5. Les membres s’assurent d’avoir assez d’information pour prendre des décisions éclairées au sujet du choix des projets, de l’élaboration des politiques, de l’approbation du budget et d’autres questions du ressort du Conseil.
  6. Le processus de décision du Conseil respecte les meilleurs intérêts de la Commission du droit de l’Ontario.
  7. Les membres font preuve d’une bonne écoute et d’habiletés pour la communication.
  8. Les membres font preuve de respect mutuel et envers le personnel, mais n’hésitent pas à émettre des critiques constructives et à poser des questions, le cas échéant.
  9. Les membres collaborent afin de trouver des solutions innovatrices à des problèmes complexes.
  10. Le président ou la présidente s’assure que les réunions se déroulent rondement et alloue suffisamment de temps pour discuter d’une question dans les délais prévus de réunion.
  11. Un membre du Conseil associé à un organisme autre que celui qui l’a nommé comme représentant au sein du Conseil des gouverneurs de la CDO qui se trouve en situation de conflit d’intérêts, réel ou perçu, concernant une décision relevant du Conseil de la CDO doit en aviser ce dernier, au plus tard lors de la réunion où la décision doit être prise, et se retirer des discussions portant sur cette question.
  12. Lorsqu’un membre du Conseil est associé à un organisme autre que celui qui l’a nommé comme représentant au sein du Conseil des gouverneurs de la CDO et que cet organisme adopte une position contraire à celle de la CDO sur un sujet particulier, il doit en aviser le président ou la présidente du Conseil dès que possible.
  13. Bien que les membres du Conseil soient, de façon générale, encouragés à discuter de la CDO à des tierces parties, il est inapproprié pour les membres de rencontrer des tierces parties dont les intentions sont, à leur avis, de faire pression sur eux afin qu’ils prennent une position particulière concernant un document lié à un projet ou à une autre question soumis à l’examen du Conseil en vue d’une décision. Par tierces parties, on entend les personnes ou les organismes autres que ceux qui nomment des membres au Conseil. À des fins de clarté, précisons que cette disposition n’interdit pas à un membre nommé conformément aux alinéas 4(1) a à f de l’entente de la CDO de discuter de ces questions avec l’organisme qui l’a nommé.
  14. Chaque réunion comprend une session à huis clos, à laquelle la directrice ou le directeur exécutif et son adjointe ou adjoint administratif n’assistent pas.
  15. La relation entre le Conseil et la directrice ou le directeur exécutif est basée sur la confiance mutuelle et le respect.
  16. Le Conseil détient un plan de relève pour ses membres, pour son président ou sa présidente et pour la directrice ou le directeur exécutif de la CDO.
  17. Le rendement du Conseil, du président ou de la présidente et de la directrice ou du directeur exécutif est évalué annuellement.
  18. Le renouvellement du mandat des membres du Conseil est régi par les pratiques d’excellence suivantes :
  • La politique sur la durée maximale du mandat s’applique aux membres à titre personnel.
  • La politique sur la durée maximale du mandat s’applique également aux membres nommés; le président ou la présidente discutera de la politique avec l’organisme qui fait la nomination et qui prendra la décision définitive quant à la personne nommée.
  • La politique sur la durée maximale du mandat s’applique dans le cas où un membre qui avait été nommé au Conseil en devient un membre à titre personnel, ou vice-versa, et où la nomination d’un membre siégeant au Conseil à titre de représentant d’un organisme membre est envisagée par un autre organisme membre (auquel cas, l’alinéa b. s’applique).
  • La politique sur la durée maximale du mandat s’applique au président ou à la présidente du Conseil.
  • Il est présumé que les membres siégeront au Conseil des gouverneurs pour une durée maximale de deux mandats.
  • Le renouvellement de mandats subséquents sera déterminé en fonction des intérêts de la CDO.

II. FONCTIONS, COMPOSITION ET ACTIVITÉS DU CONSEIL

Fonctions du Conseil

Le Conseil est l’ultime responsable des décisions et des orientations de la Commission du droit de l’Ontario, dont il gère et dirige les affaires.

Plus précisément, parmi d’autres fonctions nécessaires aux fins du Conseil, celles exercées par le Conseil comprennent, notamment, la prise de décisions définitives au sujet des programmes de recherche, des projets et des rapports finaux; l’encadrement des activités de la CDO; l’établissement de contacts avec les avocats du secteur privé et les organismes canadiens et internationaux de réforme du droit; ainsi que l’embauche, la fixation des conditions d’emploi et l’évaluation du rendement de la directrice ou du directeur exécutif [Accord de fondation, art. 7(1)].

Le Conseil devra, le ou avant le 1er juin de chaque année, préparer un budget pour l’exercice financier à venir qui comprendra également les dépenses prévues pour les deux exercices financiers suivants et le soumettre au Procureur général, à l’Osgoode Hall Law School, au Barreau et à la Fondation du droit. Le Conseil obtiendra chaque année l’approbation du budget, ainsi que l’approbation en principe des dépenses prévues pour les années subséquentes [Accord de fondation, art. 16(a) et (b)].

Le Conseil fournira un rapport annuel aux parties à l’Accord de fondation [Accord de fondation, art.16].

Le Conseil examinera les activités de la CDO pour s’assurer de sa cohérence avec le plan stratégique et il révisera le plan stratégique annuellement pour s’assurer qu’il demeure actuel et réaliste. Le Conseil développera un plan de relève pour les membres du Conseil et pour le poste de directrice ou directeur exécutif.

Le Conseil peut déléguer l’un ou l’autre de ses pouvoirs à des comités formés de ses membres [Accord de fondation, art. 7(2)].

 Composition

 Chacun des « associés » à l’Accord de fondation créant la Commission du droit de l’Ontario nommera un membre au Conseil. Les associés sont la Fondation du droit de l’Ontario, le regroupement des doyens des facultés de droit (autres que le doyen de l’Osgoode Hall Law School), l’Osgoode Hall Law School, le ministère du Procureur général et le Barreau du Haut-Canada; un membre supplémentaire sera issu de la magistrature. Le Conseil peut nommer d’autres membres au Conseil [Accord de fondation, art. 4(1)]. La directrice ou le directeur exécutif de la CDO est un membre sans droit de vote [Accord de fondation, art. 11 (3)].

En tant que groupe, les membres devraient refléter le caractère bilingue du système de justice de l’Ontario et « devraient représenter la diversité régionale et culturelle [de l’Ontario] dans son ensemble » [Accord de fondation, art. 4(7)].

Les membres du Conseil doivent faire preuve d’engagement envers la réforme du droit, mettre de l’avant leur expertise dans les discussions le cas échéant, contribuer régulièrement aux discussions du Conseil, agir avec intégrité, faire connaître la perspective de l’organisme les ayant nommés au Conseil tout en ayant à cœur les meilleurs intérêts de la Commission du droit de l’Ontario et en étant raisonnablement disponibles pour aider au développement de la CDO, y compris en établissant des contacts au profit de la CDO.

Présidence du Conseil

Le Conseil peut élire une présidente ou un président chargé de diriger les réunions, choisi en fonction de son bagage d’excellence professionnelle et de son engagement envers la réforme du droit, de ses grandes compétences en gestion et de son leadership, de son intérêt envers les questions d’ordre opérationnel, de son habileté à consacrer le temps nécessaire à ses fonctions ainsi que de son entregent [Accord de fondation, art. 5].

En l’absence de la présidente ou du président, le Conseil peut élire une présidente ou un président intérimaire chargé d’exercer les fonctions de président [Accord de fondation, art. 5].

La présidente ou le président sera évalué annuellement par les membres du Conseil.

Durée de la nomination

 Toutes les nominations au conseil sont d’une durée de trois ans [Accord de fondation, art. 4(2)]. (Voir l’article 17 des politiques de gouvernance interne.)

Les membres du Conseil peuvent être renommés au Conseil ou peuvent être nommés à un autre titre à la Commission du droit de l’Ontario [Accord de fondation, art. 4(3)].

Démission

 Un membre qui désire démissionner devra en aviser la présidente ou le président du Conseil, s’il y a lieu, et l’organisme l’ayant nommé par écrit, et sa démission s’appliquera à la date la plus tardive entre celle de la réception de l’avis par l’organisme et celle mentionnée dans l’avis [Accord de fondation, art. 4(5)].

 Présence aux réunions

La présidente ou le président du Conseil décide des dates de réunion du Conseil, dressera un calendrier des réunions ordinaires du Conseil chaque année et peut prévoir des réunions extraordinaires au besoin.

On s’attend à ce que les membres du Conseil assistent à au moins 75 % des réunions ordinaires, en personne, par téléconférence ou par tout autre moyen convenu entre la présidente ou le président et le membre, sous réserve de circonstances exceptionnelles.

Le quorum requis pour les réunions du Conseil sera de la moitié des membres, lesquels doivent participer à la réunion en personne ou par téléphone [Accord de fondation, art. 8(3)].

Session à huis clos

On prévoira du temps lors de chaque réunion pour une session à huis clos. La directrice ou le directeur exécutif et son adjointe ou adjoint administratif (qui agit à titre de secrétaire du Conseil) seront absents lors de cette session.

 Évaluation du Conseil

Les membres du Conseil évalueront le rendement du Conseil annuellement, en recourant au sondage portant sur le rendement du Conseil, approuvé par le Conseil.

Voir le sondage sur le rendement du Conseil en annexe.