La Commission du droit de l’Ontario (« CDO ») compte sur la participation du public à ses activités et sur les renseignements qu’il lui fournit. Même si notre organisme n’est pas assujetti à la législation sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels, nous croyons qu’il est important d’expliquer clairement nos méthodes relatives à l’utilisation des renseignements qui nous sont confiés par le public et des moyens que nous prenons pour protéger les renseignements personnels de nature délicate. Cette politique, qui traite de la situation particulière de la CDO, est affichée sur notre site web (http://www.lco-cdo.org) afin d’être facilement accessible à partir de notre page d’accueil.
Cette politique est la version écrite de notre politique informelle appliquée en matière d’utilisation de renseignements personnels et de protection de la vie privée et de la confidentialité et elle constitue une version plus détaillée des pratiques écrites qui régissent déjà nos consultations. Elle couvre les activités de la CDO précisées ci-dessous.
Le mandat de la CDO est de faire des recommandations dans le but d’accroître la pertinence, l’efficacité et l’accessibilité des lois ontariennes, de clarifier et de simplifier le droit et d’analyser comment la technologie peut améliorer l’accès à la justice. Il vise également à stimuler le débat critique en matière de droit et à promouvoir la recherche universitaire.
Pour mener à bien son mandat, la CDO effectue de la recherche, prépare des rapports de consultation, ainsi que des rapports d’étape et finaux. Elle convoque des groupes de discussion, elle effectue des consultations auprès de nombreux groupes et elle reçoit des commentaires en réponse à ses publications. La CDO invite également le grand public à lui faire part de ses commentaires et à lui soumettre des propositions de projets s’inscrivant dans le cadre de ses travaux.
La CDO obtient également des renseignements grâce à des rapports de recherche commandés. Sa politique sur le droit d’auteur et la mention des sources, qui s’applique aux rapports de recherche qu’elle commande, peut être consultée sur le site de la CDO au http://www.lco-cdo.org/fr/copyright-attribution-policy.
- Renseignements personnels
« Renseignements personnels identifiables » (« renseignements personnels ») désigne les renseignements pouvant permettre à identifier une personne physique à titre personnel, mis à part le nom, le titre du poste, les coordonnées au travail (adresse et numéro de téléphone) de l’employé(e) d’un organisme. Les « renseignements personnels identifiables » comprennent les renseignements qui pourraient indirectement permettre d’identifier une personne physique à titre personnel, y compris ses idées et ses opinions.
- Utilisation des renseignements : pratiques en vigueur à la CDO
L’utilisation que nous faisons des opinions exprimées par des personnes physiques ou des organismes coule habituellement de source. À titre d’illustration, si nous publions un document de consultation et que nous invitons le public à le commenter, ceux qui choisissent de nous répondre doivent raisonnablement s’attendre à ce que nous utilisions leurs commentaires à notre discrétion et à ce que nous nommions habituellement la source des commentaires que nous citons. Lorsque nous consultons des gens dans le cadre d’un groupe de discussion, les participants doivent raisonnablement s’attendre à ce que nous ne les nommions pas personnellement, tout en sachant que nous puissions faire référence plus largement au groupe, par exemple, lorsque nous décrivons le genre de groupe convoqué pour la discussion.
Propositions de projets : Nous pouvons annoncer les propositions de projets qui nous sont envoyés par leur titre ou par leur description. Nous n’avons pas l’habitude d’afficher les propositions. Lorsqu’une proposition est acceptée, nous identifions la source de la proposition dans notre rapport final sur le projet. Nous croyons qu’il est important d’illustrer le fait que nos projets proviennent d’un grand éventail de sources.
Consultations : Nous consultons des personnes physiques et des organismes, des universitaires et d’autres professionnels du domaine étudié, des groupes de défense des droits et des organismes de services, des gens plus particulièrement touchés par le domaine à l’étude, ainsi que des professionnels, comme des juristes ou des juges, qui jouent un rôle particulier par rapport à la législation étudiée, et des ministères et des organismes gouvernementaux.
Nous parlons avec ces personnes de vive voix, au téléphone ou par internet, individuellement ou en groupes. Nous recevons des commentaires écrits au sujet de nos documents dans différents formats et nous invitons les tiers à répondre à des sondages en ligne.
Dans le cadre de la planification de nos consultations, nous pouvons recueillir des renseignements personnels, comme les noms, les coordonnées, les renseignements démographiques et les antécédents personnels des participants (lors d’un groupe de discussion, par exemple). Nous considérons que ces renseignements sont de nature confidentielle et nous ne divulguons pas de renseignements personnels identifiables. Lors de nos consultations « proactives » (que nous organisons nous-mêmes), nous expliquons au début de la consultation ce que nous ferons avec ce que nous apprendrons au cours de la consultation et comment ces renseignements seront ou ne seront pas utilisés.
Lorsque nous préparons nos documents et nos rapports de consultation, il nous arrive de faire référence à des commentaires entendus lors des consultations. Nous essayons de tenir compte du degré de vulnérabilité des renseignements personnels qu’ils peuvent contenir. Ainsi, nous nommerons un(e) universitaire ou un groupe de défense des droits, mais pas un membre précis d’un groupe de discussion composé de personnes faisant partie d’une collectivité touchée par le sujet de l’étude. Nous identifierons plutôt les membres d’un groupe de discussion en décrivant la nature du groupe ou le moment et l’endroit où nous leur avons parlé, à moins que cela ne révèle l’identité des personnes faisant partie du groupe.
Commentaires soumis en réponse à nos documents : Nous invitons le public à commenter nos documents de consultation et nos rapports d’étapes. Ces commentaires peuvent nous parvenir sous la forme de mémoires exhaustifs, de courriels, de réponses données à un sondage en ligne ou de commentaires sur le web. Nous pouvons faire référence à ces commentaires dans des documents subséquents (ainsi, nous pouvons faire référence aux commentaires obtenus à la suite d’un document de consultation dans un rapport d’étape, par exemple). Nous présumons que les professionnels et les organismes qui nous soumettent des commentaires souhaitent être identifiés ou n’y voient pas d’inconvénient. Nous croyons qu’il est important de préciser la source des commentaires reçus lorsque nous les insérons dans nos documents afin de permettre aux tiers d’évaluer leur impact et de souligner l’apport de leur auteur, le cas échéant. Nous recevons également des courriels informels en provenance du public. Si nous choisissons d’y faire référence, nous ne mentionnons pas le nom de leur auteur, sauf de façon générique. Si nous croyons nécessaire de nommer l’auteur, nous essayons d’obtenir son consentement et, si nous n’y parvenons pas, nous n’y faisons habituellement pas référence.
Contributeurs aux documents et aux rapports de consultation : Normalement, nos documents et nos rapports de consultation contiennent une liste de personnes et d’organismes ayant participé à nos groupes consultatifs ou ayant soumis des commentaires en réponse à nos documents de consultation ou à nos rapports d’étapes. Nous souhaitons les remercier pour leur apport à notre travail et nous croyons qu’il est important de faire connaître l’étendue de leur contribution au projet. Nous ne mentionnons pas certaines personnes, si elles en expriment le désir.
Autres types d’utilisation des renseignements : En plus des utilisations mentionnées ci-dessus, les renseignements que nous recueillons servent aux fins suivantes :
- Planifier plus efficacement nos actions communautaires et les consultations menées dans le cadre de nos projets;
- Confirmer les sources des commentaires non sollicités qui se rapportent à nos travaux, documents de consultation, rapports d’étapes et autres documents semblables;
- Ajouter des personnes physiques et des organismes à notre base de données électronique afin d’informer les personnes intéressées de nos activités et de diffuser nos documents de consultation, rapports d’étapes, rapports finaux et autres documents semblables;
- Toute autre fin s’inscrivant dans le cadre de notre mandat.
Obtention de renseignements : Des tiers (comme des cabinets juridiques) peuvent nous fournir les noms et les coordonnées de personnes physiques, s’ils croient que ces dernières souhaitent participer à nos travaux. Dans d’autres cas, nous demandons à des groupes comme des groupes de défense des droits ou des organismes de services de contacter leurs clients en notre nom. Nous utilisons alors les renseignements fournis dans le seul but de faire connaître nos activités ou de contacter des gens pour leur demander de participer à nos travaux.
- Protection des renseignements personnels
La CDO protège la confidentialité de tous les renseignements personnels qu’elle recueille et elle les conserve dans un endroit sécuritaire.
Le serveur web de la CDO est géré par la faculté de droit Osgoode Hall et par l’Université York. Nous sommes en mesure de surveiller les flux des visites dans notre site et son usage afin d’en améliorer l’efficacité, mais seuls des renseignements cumulatifs sont utilisés à cette fin. Le serveur web recueille automatiquement les adresses IP, qui peuvent être consultées au besoin afin de prévenir des actes frauduleux.
Nous vous invitons à prendre les précautions nécessaires lorsque vous communiquez des renseignements personnels ou confidentiels à la CDO par courriel.
- Renseignements et tiers
La CDO ne publiera aucun renseignement personnel à une personne ou à un organisme qui ne travaille pas à l’un de ses projets ou dont les activités ne sont pas liées à celles de la CDO. Elle divulguera cependant des renseignements personnels si la loi l’y oblige.
- Demandes de ne pas identifier une source de renseignements
Mis à part les commentaires obtenus lors de groupes de discussion, la CDO identifie habituellement la source des commentaires qu’elle utilise dans ses documents, à moins de demande au contraire. Nous vérifions alors si un identifiant plus général répond aux préoccupations de la personne ou de l’organisme concerné. La CDO se réserve le droit de ne pas utiliser les renseignements fournis sans mention de source ou identifiant général.
- Demandes de correction, de mise à jour ou de suppression de renseignements personnels
Nous corrigerons, mettrons à jour ou supprimerons des renseignements contenus dans les bases de données de la CDO ou dans ses documents futurs lorsque la personne physique concernée ou son mandataire nous en fera la demande.
- Questions ou préoccupations se rapportant à cette politique
Si vous avez des questions au sujet de cette politique ou des préoccupations à faire valoir au sujet de son application, veuillez en aviser Patricia Hughes, directrice exécutive de la CDO. Veuillez mentionner suffisamment d’information pour que la CDO puisse vous répondre de manière efficace.
- Révision de la politique
La CDO révise ses politiques de temps à autre et elle pourrait apporter des changements à la présente politique relative à la protection des renseignements, de la vie privée et de la confidentialité.
- Coordonnées
Commission du droit de l’Ontario
2032, Édifice Ignat Kaneff
Faculté de droit Osgoode Hall, Université York
4700, rue Keele, Toronto (Ontario) M3J 1P3
Courriel : LawCommission@lco-cdo.org
Tél. : 416.650.8406 Sans frais : 1.866.950.8406
Téléc. : 416.650.8418